無論是進口或出口拼箱貨物，從總的流程上均可分為以下三種流程：貨物流，指貨物從生產倉庫經過各種運輸環(huán)節(jié)最終到達收貨人的倉庫或工廠；資金流，指貨物從運輸?shù)钠瘘c到終點所發(fā)生的各種費用，包括貨款，陸運費、海運費、倉儲費、港雜費等；信息流，指反映貨物在不同運輸階段所處的內在質量和外包裝及位移所產生的各種變化。在信息流中，單證的傳遞是很重要的一個方面。
進出口拼箱貨運單證在其整個傳遞過程中有三個重要階段，一、出口報關，訂艙階段；二、CFS接貨、裝箱及集港裝船階段；三、貨物離港及到目的港，通關、提貨階段。
一、出口報關，訂艙階段
主要單證有：1．訂艙委托書；2．報關委托書(貨主自報關可省略)；3．報關單；4．商業(yè)發(fā)票；5．裝箱單、重量單；6．出口許可證；7．商檢證；8．產地證明書；9．保險單；10．出口拼箱貨物裝箱準單及其它相關單據(jù)。用其確定該票貨物的如下屬性：
(一)物理屬性：1．品名；2．毛重；3．體積；4．件數(shù)與包裝；5．標記和號碼。
(二)運輸屬性：1．發(fā)貨人；2．收貨人；3．通知人；4．船名、航次；5．裝貨港；6．卸貨港；7．目的地；8.運輸交接方式；9．運費支付方式。
(三)法律屬性：1．是否符合出口國有關法律規(guī)定；2．是否符合進口國有關法律規(guī)定；3．海關是否已同意出口放行。
拼箱公司作為承運方接貨承運，首先要注意該票貨的報關單據(jù)和委托書是否相符，是否一票一單；其次還要及時核對艙位配載情況，確保該票貨物按發(fā)貨人要求的航班及時間配載，最后通知CFS做好接貨準備。此時單證及相關信息的準確無誤十分關鍵，如發(fā)生問題要及時通知發(fā)貨人及相關部門。發(fā)貨人最好選擇有自己出口拼箱貨物裝箱準單及CFS的專業(yè)拼箱公司來代理出口運輸業(yè)務，如一時找不到該公司的準單，事后一定要告之該公司在準單的第四聯(lián)加蓋該拼箱公司的簽單章。
二、CFS接貨、裝箱及集港裝船階段
1．此階段除報關時的重要單證外，拼箱公司還要繕制裝貨單以備二次報關使用。該裝貨單的場站收據(jù)副本、場站收據(jù)副本大副聯(lián)、場站收據(jù)、海關副本、港口費收結算聯(lián)不可遺漏。裝貨單的發(fā)貨人需填拼箱公司，收貨人需填拼箱公司在目的港或轉口港的代理，還應將該批箱貨的所有裝箱準單號、標記和號碼、件數(shù)與包裝、品名、毛重、體積等相關數(shù)據(jù)依次填寫清楚。
2．此階段不但要進一步核實報關單據(jù)與委托書之間是否相符，而且要核實單貨之間是否相符，做到萬無一失。
3．如發(fā)生貨物品名、重量、數(shù)量等和實際情況及相關法規(guī)不符，要及時與貨主及有關方面聯(lián)系，變更單據(jù)使其和貨物的實際情況相符。如知情不報，在后續(xù)運輸及通關環(huán)節(jié)上發(fā)生問題，拼箱公司應承擔相應責任。
三、貨物離港及到目的港通關、提貨階段
1．繕制海運提單，其主要內容有：①收貨人的名稱和地址；②發(fā)貨人的名稱和地址；③提單的簽發(fā)日期、地點；④接受、交付貨物的地點；⑤貨物的標志；⑥貨物的名稱、包裝、件數(shù)、重量及尺碼；⑦貨物外表良好狀況；⑧簽發(fā)提單份數(shù)；⑨運輸條款；⑩運費條款。
集裝箱提單是海上運輸?shù)闹匾獑巫C，其作用如下：
①責任劃定。集裝箱海運提單一經簽發(fā)，即表明承運人已收到該貨物并對運輸?shù)陌踩撚胸熑巍?/p>
②交貨的憑證。拼箱公司將提單送寄目的港的代理人，以取得提貨的權利。
③運輸合同的訂立。集裝箱海運提單一經簽發(fā)，集裝箱的承運人憑其收取運費，并承諾安全無誤地完成該集裝箱的貨物運輸任務。
④物權憑證。誰擁有提單，誰就掌握了貨物的所有權，并可自由轉讓買賣。
2．繕制小提單(HouseB/L)。集裝箱拼箱是由若干個發(fā)貨人和收貨人的貨物所組成，拼箱公司根據(jù)其裝箱準單分別繕制成相對應的小提單。
3．提貨單。拼箱收貨人在目的港以小提單在交付相關費用后從拼箱公司的代理處換取提貨的憑證，并據(jù)此及相關單據(jù)進行清關。
單證伴隨著整個物流運轉，參與貨物運輸?shù)脑S多當事人是看不到實際貨物的，而唯一能夠查核的就是單證，單證的準確無誤，及時送達，在貨物運輸中至關重要。