國際貿(mào)易涉及多種文件，例如商業(yè)文件、財務(wù)文件、運輸單據(jù)、保險文件及其他與國際貿(mào)易有關(guān)的文件。在處理付運的出口貨品時，可簽訂多達四種合約：出口銷售合約、運輸合約、財務(wù)合約、貨物保險合約。因此，必須認(rèn)識各種文件的功能及其在國際貿(mào)易中的用途。
報價單：這是售貨的報價，應(yīng)清楚說明價錢、品質(zhì)詳情、貨品數(shù)量、貿(mào)易條款、交貨條件、付款方式。
負(fù)責(zé)擬備文件者：出口商
銷售合約：這是買方與賣方之間的合約，訂明交易細(xì)則，具法律約束力，因此在簽署前最好先征詢法律意見。
負(fù)責(zé)擬備文件者： 出口商及進口商
估價發(fā)票：這是貨物付運時由供應(yīng)商提供的發(fā)票，作用是通知買家即將付運商品的種類、數(shù)量、價值及進口規(guī)格（重量、大小及類似的特點）。估價發(fā)票不是用來要求買方付款的，但可用于申請進口證、安排外匯或其他財務(wù)安排。
負(fù)責(zé)擬備文件者： 出口商
商業(yè)發(fā)票：這是出口商要求進口商根據(jù)銷售合約支付貨款的正式文件。商業(yè)發(fā)票應(yīng)說明所售貨品的詳情、付款方式及貿(mào)易條款。商業(yè)發(fā)票也在貨品清關(guān)時使用，有時供進口商安排外匯時使用。
負(fù)責(zé)擬備文件者：出口商
裝箱單：詳列付運貨品裝箱資料的文件。
負(fù)責(zé)擬備文件者：出口商
檢驗證明書： 由獨立公證人（檢驗公司）或出口商就買方或有關(guān)國家要求的付運貨品規(guī)格（包括品質(zhì)、數(shù)量及/或價錢等）發(fā)出的報告。
負(fù)責(zé)擬備文件者：檢驗公司或出口商
保險單/保險證明書,分保單：保險單是證明付運貨品已投保的保險文件，詳述有關(guān)保險額的資料。保險證明書證明付運貨品已受保于某一開口保單，保障貨品在付運途中免受損失或損害。
負(fù)責(zé)擬備文件者： 保險公司/保險代理商/保險經(jīng)紀(jì) 外 貿(mào) 知 識
產(chǎn)品測試證明書：這是證明產(chǎn)品在品質(zhì)、安全、規(guī)格等各方面均符合國際或個別國家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的證明書。
負(fù)責(zé)擬備文件者： 獲認(rèn)可的實驗所
衛(wèi)生證明書：這是在出口農(nóng)產(chǎn)品或食品時，由主管國家發(fā)出的文件，證明農(nóng)產(chǎn)品或食品符合出口國的有關(guān)法例，以及在付運前檢驗時完整無損、適合人食用。
負(fù)責(zé)擬備文件者： 出口商
植物檢疫證：國際間通常規(guī)定進口的植物或種植物料須附有出口國發(fā)出的植物檢疫證，證明付運貨品大致上沒有疾病或害蟲，并符合進口國現(xiàn)行的植物檢疫規(guī)例。在香港應(yīng)向漁農(nóng)處申請植物檢疫證。
負(fù)責(zé)擬備文件者： 出口商
熏蒸證書：這是蟲害防治證明書，證明有關(guān)產(chǎn)品已經(jīng)過獲認(rèn)可的熏蒸服務(wù)商所提供的檢疫及付運前熏蒸程序。美國、加拿大和英國的海關(guān)都要求來自香港及中國大陸的實木包裝材料附有熏蒸證書。
負(fù)責(zé)擬備文件者： 出口商
暫時過境證： 這是國際海關(guān)文件，用來申請將貨品（如國際交易會的展品、貨辦及專業(yè)設(shè)備）暫時運進《暫時過境證海關(guān)公約》的締約國時免繳關(guān)稅。
負(fù)責(zé)擬備文件者： 出口商
領(lǐng)事發(fā)票：這是有些國家要求的文件，載明付運貨品的詳情，例如托運人、收貨人、價值說明等。這文件由駐外國領(lǐng)事館人員簽署證明，供該國海關(guān)人員核實付運貨品的價值、數(shù)量及性質(zhì)。