跟單員對出口貨物的跟單工作主要有:
(1)接單
(2)跟進生產
(3)催審單證
(4)出貨跟蹤
(5)制單結匯
一.接單的形式:在出口貿易中,最常見的是:
(1)合同:合同有銷貨合同和購貨合同。前者由賣方草擬,后者由買方草擬。
(2)確認書:它比合同要簡化些。對異議,仲裁,不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書和購貨確認書。這種格式的合同一般適用于成交金額不大,批次較多的輕工商品,日用品,土特產等。
而合同用的比較正規(guī)。機器設備,大棕貿易的進出口。
還有協(xié)議書,意向書,訂單和委托訂單等。
要提的是,客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單,我們收到后要回復,不能置之不理,否則算默認。
1.接單的程序:詢盤,發(fā)盤,還盤,接受等環(huán)節(jié)。
(1)詢盤:又叫詢價。
(2)發(fā)盤:又叫報價。是賣方向買方提出各項交易條件,并愿意按照這些條件達成交易,訂立合同的一種確定的表示。在實際業(yè)務中,發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。
(3)還盤:又叫還價。
(4)拒絕還盤
(5)接受買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項交易條件,并愿意按這些條件達成交易,訂立合同的一種確定的表示。
2.審單:即審核合同
2.1.審單內容:
產品名稱、規(guī)格
質量
數量
單價、總額
價格條款
付款方式
包裝要求
交貨期
交貨方式
2.2.審單方法:
(1)產品名稱,規(guī)格:審查時產品代碼/型號是不是自身的產品?與我們的產品資料能否對上號?有很多公司和企業(yè)產品名稱的代碼/型號同時也代表了規(guī)格。
(2)質量:也稱品質。是貨物的外觀形態(tài)和內在質量的綜合。
(3)數量:應審查貨物的數量是否可以及時備妥,其計量單位,重量以及約數有何規(guī)定。約數:如合同數量前加“約”,可使交貨數量有適當的機動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2.5%,有的認為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》,信用證上如規(guī)定約字,應允許有不超過10%的增減幅度。
(4)單價,總額的審查:
1、客戶下單有的會將單價標出,我們要對照我們的報價表審查是否對?總額有沒有加錯?
2、通常我們以美元為結算貨幣,但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。(英鎊,港幣,歐元)
(5)價格條款的審查:出口貨物的單價條款,也稱價格術語,常用的有:
FOB船上交貨價(指定裝運港的價格條件)
CIF成本+保險費+運費(指定目的港)價格。
FCA(用于空運)byair
(6)付款方式審查:
1.付款方式是否能接受?LC,付定金,等等。
2.支付的貨幣能否接受?
(7)包裝要求的審查:
1.工廠的產品本身有自已的包裝,展示給客戶能否接受?
2.客戶提供的包裝(彩印,尺寸)我們能否做?
3.客戶提供的包裝資料是否齊全?(內包裝,外包裝,標簽,說明書,嘜頭)
(8)交貨期的審查:跟單員應審查交貨期是否合理,公司是否能及時籌備到貨物,并裝船送達。
(9)交貨方式的審查:運輸主要有海運,陸運,空運,郵寄等等。
注:如運費由客戶支付,客戶決定交貨方式。如我們付費,盡量用海運。如報的價是連同海運價,而客戶要求空運(趕銷售),我們可要求客戶承擔多出部分的費用。
關于樣品:要獲取訂單,備好樣品是很重要的一步。
1.寄目錄,樣本:
2.準備樣品。
(1)工廠現有的款式
要領:無論老品,新品,還是客戶來樣,樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品,以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿易中,憑樣品成交的比重很大。
作為跟單員,我們要做到:
A:有完整的產品資料,主動進行宣傳。
B:新品的成本,價格要進行核算。
C:新品的制作要留有實樣。
D:客戶的來樣要保存好原樣。
形式發(fā)票:PROFORMAINVOICE
買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯,在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱,規(guī)格,價格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用,對雙方都無最終約束力。
為了區(qū)別于正式發(fā)票,它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關信息。(收貨人,合同號,形式發(fā)票號,開出日期)。產品信息(品名,數量,價格,交貨期)。合同條款(價格條款,付款方法)。此外,提供銀行資料以便客戶開證或匯款。
簽訂合同后跟單的主要程序:
以貨,證,船,款為中心,包括:備貨,催證,改證,租船訂倉,(報關,報驗,裝船),制單,結匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為:
備貨及生產跟單
催審單證
訂倉裝船
制單結匯